WBS

1. Definisi WBS
 WBS adalah sebuah deliverable – orientated collection of project Component
Menampilkan gambar / grafik tentang hirarki proyek
WBS bisa diartikan sebagai teknik untuk :
Membagi keseluruhan proyek kedalam komponen-komponen
Memecah komponen ke level-level berikutnya sampai dengan tugas
Setiap tugas yang dimaksud merupakan unit yang dapat dikelola (direncanakan,   dianggarkan, dijadwalkan dan dikendalikan) / Manageable unit
Struktur WBS
Sebuah proyek yang komplek agar mudah dikendalikan harus diuraikan dalam bentuk komponen-komponen individual dalam struktur hirarki, yang dikenal dengan Work Breakdown Structure (WBS).
Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan dengannya
Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas-tugas yang dapat diselesaikan secara terpisah dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber daya, penyerahan tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil tersebut dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama waktunya.Sebagai gambaran, Work breakdown structure (WBS) dapat diilustrasikan seperti diagram blok berikut:

Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain :
• Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan
• Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya
• Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek .
Dikarenakan WBS merupakan struktur yang bersifat hirarki, maka bisa juga disampikan dalam bentuk skema sebagai berikut :
Sebagai gambaran praktis, berikut ini dicontohkan sebagian dari struktur WBS dalam sebuah proyek pembangunan Intranet.
Perbedaan Level Dan Tingkat Kedetailan WBS
Setiap organisasi menggunakan terminologinya sendiri untuk mengklasifikasi komponen WBS sesuai levelnya dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level yang berbeda sebagai tugas (task), sub-tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work package) sebagaimana yang ditunjukkan dalam bagan diatas. Sementara organisasi lain mungkin menggunakan istilah fase (phase), entri (entry) dan aktifitas (activity).
WBS mungkin saja disusun mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus hidup proyek ( the project life cycle). Level-level yang lebih tinggi dari struktur umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok. Level yang paling rendah dalam hirarki seringkali terdiri dari aktifitas-aktifitas dilakukan secara individual, kendati demikian sebuah WBS yang menitikberatkan pada “deliverable” tidak memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifik.
Melakukan rincian sebuah proyek ke dalam bagian-bagian komponen yang lebih kecil akan memudahkan pembagian alokasi sumber daya dan pemberian tanggung jawab individual. Perlu kiranya memberi perhatian pada penggunaan detail level yang layak ketika hendak membuat WBS. Dalam kondisi ekstrim, detail level yang sangat tinggi akan menyerupai hasil dalam manajemen mikro. Sedangkan kondisi ekstrim kebalikannya, tugas-tugas mungkin akan menjadi demikian lebar untuk bisa di-manage secara efektif. Kendati demikian, menetapkan tugas-tugas dalam pekerjaan yang berdurasi beberapa hari maupun beberapa bulan merupakan hal yang baik di hampir kebanyakan proyek.
Peran WBS Dalam Perencanaan Proyek
WBS merupakan pondasi untuk perencanaan proyek. WBS dibuat sebelum ketergantungan diidentifikasi dan lamanya aktifitas pekerjaan diestimasi. WBS juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan proyek. Oleh karena itu, idealnya rancangan WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan perencanaan proyek (project plan) dan penjadwalan proyek (project schedule).
Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain ketersediaan sumber daya dan kompleksitas.
Selanjutnya dilakukan penjabaran dalam kalender (flow time). Beberapa model pendekatan bisa digunakan untuk menghitung perkiraan waktu yang diperlukan :
• Most optimistic : Merupakan waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna.
• Most likely : Merupakan waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan normal.
• Most pessimistic :Merupakan waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi.
Selanjutnya, estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam/hari). Estimasi waktu untuk suatu proyek Intranet (seperti contoh diatas) lebih sulit dari proyek pengembangan aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit proyek yang dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan.
Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java, HTML, browser, dan juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP.
Setelah WBS berhasil disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung, selanjutnya dilakukan penyusunan jadwal kerja. Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan, yaitu :
2. Manageable Unit
• Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja
• Dapat dikodekan
• Dapat direncanakan dan dianggarkan secara pasti
• Mudah diukur kemajuan pelaksanaan dan pemakaian biayanya
• Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya
• Bila diintegrasikan dengan yang lainnya dapat menjadi kesatuan yang utuh
3. Tujuan WBS
• Melengkapi komunikasi antar personal proyek
• Menjaga konsistensi dalam pengendalian dan pelaporan proyek
• Cara efektif untuk melengkapi tugas manajemen
4. Manfaat WBS
• Mengurangi kompleksitas
• Fasilitas penjadwalan dan pengendalian
• Dapat dipergunakan sebagai tool Estimasi Biaya (Cost Estimating)
• Dapat dipergunakan sebagai tool dalam membuat anggaran (Cost Budgeting)
• Dapat dipergunakan sebagai tool dalam perencanaan manajemen Resiko (Risk Management Planning)
• Mengidentifikasi aktivitas (Activity Definition)
5. Mengapa WBS
• WBS merupakan aktivitas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
• WBS menciptakan sebuah sense kebutuhan yang urgen
• WBS dapat membantu dalam mencegah terjadinya perluasan scope yang tidak menentu sehingga proyek menjadi tidak jelas arahnya (Scope creep)
• WBS dapat dijadikan sebagai alat kendali (provides control)
• WBS dapat dijadikan sebagai alat untuk menentukan scope baseline
6. Metode Pendekatan pembuatan WBS
• Bottom up Methods
• Top Down Methods
7. Jenis – Jenis WBS
• Kita tidak perlu membingungkan jenis-jenis WBS karena pada dasarnya Proyek dapat diturunkan menjadi unit manageable dengan berbagai cara.
• Namun demikian berikut adalah beberapa cara penurunan proyek tersebut:
• Contractual WBS (CWBS)
• Organizational Breakdown Structure (OBS)
• Resource Breakdown Structure (RBS)
• Bill Of materials (BOM)
• Project Breakdown Structure (PBS)
8. Contractual WBS
• Untuk mendefinisikan secara Scope kontraktual (sellers and buyers) yang biasanya tidak begitu detail dibandingkan WBS yang dipergunakan untuk memanajemen proyek tersebut.
• Organizational Breakdown Structure
• Suatu dekomposisi yang memperlihatkan elemen kerja yang telah dipetakan terhadap struktur organisasi.
9. Resource Breakdown Structure
• Variasi daripada OBS dimana lebih spesifik dipetakan terhadap individu.
• Bills Of Materials
• Suatu teknik mengdekomposisikan proyek dengan menggambarkan hirarki daripada komponen-komponen fisik yang perlu diproduksi.
• Project Breakdown Structure
• Suatu teknik yang secara fundamental sama seperti WBS yang diaplikasikan dalam proyek yang sangat besar.
• Menggambarkan keseluruhan dekomposisi proyek secara detail yang diarahkan sesuai dengan kepentingan.
10. Bekerja dengan WBS
• WBS sebagai teknik untuk mendekomposisi proyek menjadi sebuah manageable unit pada dasarnya tidak ada cara yang benar ataupun salah dalam pembuatannya.
• Namun dalam proyek IT Dapat kita manfaatkan DFD sebagai tool untuk memecahkan keseluruhan proyek IT menjadi modul-modul yang kecil
• Untuk itu berikut panduan dalam WBS (Tidak mutlak harus begini)
• Pecah setiap fungsi ke dalam 3 buah subfungsi
1. Menerima masuukan dan memasukkannya ke dalam bentuk yang berkaitan (Input)
2. Mentrnasformasikan ke dalam keluaran yang dibutuhkan (Proses)
3. Menyiapkan ke dalam bentuk akhir yang diminta (Output)
• Lakukan komposisi secara iteratif
• Tidak seluruh cabang mempunyai level yang sama
• Buat struktur produk dengan perangkat lunak bila dibutuhkan
• Jika WBS sangat rumit untuk ditampilkan dalam satu peta maka pecahkan setiap level subfungsi dalam peta yang terpisah
• Bangun Inisial WBS oleh manager Proyek
• Kaji dan perbaiki WBS oleh semua kelompok yang berkaitan
11. Faktor Pertimbangan dalam bekerja dengan WBS
• Adakah unit yang dikerjakan sudah merupakan unit yang mungkin untuk dikerjakan ? (Logical partion seperti waktu dan aktivitas)
• Apakah identifikasi milestone sudah merepresentasikan tahap yang akan dikerjakan?
• Apakah sudah sesuai dengan tujuan yang diharapkan atau bagaimana pengaruhnya terhadap siklus bisnis selama proyek tersebut di kerjakan?
• Apakah pengalokasian dana sudah jelas? (dari sisi jumlah, waktu pengucuran dana dll)
• Deliverable WB

12. Menguji / Menganalisa WBS
• Sekarang kita sudah mempunyai unit-unit yang manageable?
• Menguji terhadap apa?
• Bagaimana?
• Lebih banyak detail yang bisa kita munculkan berarti lebih akurat estimasi yang kita lakukan.
• Menentukan dependensi daripada unit
• WBS dikatakan Baik apabila sesuai dengan requirement (kebutuhan), dideliverikan sesuai pada waktunya dengan dana yang “pas”
• Mendapat Persetujuan Manajemen
• Mempresentasikan kepada Project Sponsor
• Mempresentasikan kepada Key StakeHolders